|
ANALIZA
Organizator na inspekcji
Inspekcja obiektu, czyli po prostu niewynajmowanie "kota w worku" a dokładne sprawdzenie oferty powoli staje się w szeroko pojętej branży spotkań czymś oczywistym. Na to wskazuje także wynik naszej sondy. Choć nie tak dawno jeszcze inspekcję traktowano u nas raczej jak wymysł a nie konieczność.Wielu organizatorów postrzegało wybór lokalizacji jako najłatwiejszy i dość przyjemny punkt planowania eventu czy wyjazdu integracyjnego. Lokalne convention bureaux, właściciele hoteli, restauracji czy niesztampowych przestrzeni, które można zaaranżować na potrzeby różnego rodzaju imprez sami wychodzą z ofertą i robią wszystko, aby przekonać klienta do siebie i swojego obiektu. Nie wystarczy jednak subiektywne odczucie, że to właściwy wybór ani nawet wstępna akceptacja zleceniodawcy, tylko z tego powodu, że np. dobrze pamięta wspaniałe wakacje spędzone w danym hotelu. Perfekcyjne na zdjęciu
Wiadomo, że zdjęcia czy wizualizacje nie do końca oddają rzeczywistość. W opisach też raczej unika się obrazowania tych elementów, które nie należą do szczególnych atutów obiektu, zwłaszcza w kontekście konkretnej realizacji. Wiadomo też, że dla organizatora czasem jedna "spalona" impreza oznacza jego "być" pod znakiem zapytania.Profesjonalni organizatorzy spotkań podkreślają, że inspekcja powinna być w zasadzie jednym z podstawowych kroków w planowaniu wydarzeń, gdyż pozwala ona po pierwszą weryfikację oferty, po drugie, na uściślenie planów i założeń zleceniodawcy eventu, jak i jego organizatora. Niezależnie więc czy organizowane są duża konferencja, małe szkolenie, promocyjny event, nagrodowe spotkanie dla handlowców czy biznesowa kolacja dla top managementu, podobnie jak konieczne jest przygotowanie agendy spotkania, tak wcześniej należy dokładnie sprawdzić obiekt. Od inspekcji w dużej mierze zależy powodzenie realizowanego wydarzenia. Warto swoje założenia wyobrazić sobie w konkretnym otoczeniu i sprawdzić wszystkie szczegóły. Należy pamiętać, że wymagania stawiane spotkaniom są bardzo duże i to, co może być zaakceptowane podczas urlopu czy prywatnego przyjęcia jest nie dopuszczalne podczas imprezy firmowej. Ocena jest detaliczna
Warto wiedzieć czy nasze oczekiwania sprawdzają się z deklaracjami oferującego obiekt. Nie oznacza to, że zakładamy jego nierzetelność, ale na przykład niezrozumienie celów. Należy pamiętać, że organizator wydarzenia oceniany jest za wszystkie elementy przedsięwzięcia - czyli wybór miejsca, dopasowanie go do charakteru imprezy, scenariusz, wynajęte gwiazdy, konferansjerów, mówców, etc., ale także złym cieniem na organizatorze kładą się detale. Przykładowo - gala w znanej warszawskiej auli, przygotowana bardzo profesjonalnie impreza, ciekawi artyści, dobra scenografia udało się stworzyć naprawdę galowy nastrój... ale dlaczego w rozmowach po evencie jednym z głównych tematów jest niezbyt atrakcyjny wygląd ścian w korytarzach prowadzących do toalet? Szczegół - ale okazuje się dość istotny, ponieważ niestety dla organizatora spotkania, uczestnicy eventu częściej będą mówić o nawet bardzo drobnym uchybieniu, niż spektakularnym wejściu oszałamiającej gwiazdy. Z tego też powodu tak ważna jest detaliczna inspekcja. Inna sprawa, że często zdarza się, że z braku alternatywnej oferty, musimy zdecydować się na obiekt, który nie do końca spełnia oczekiwania. Ale po dokładnej inspekcji mamy przynajmniej tego świadomość, i możemy zminimalizować te uchybienia, zresztą dokonana na czas modyfikacja może wiele uratować. Krótko mówiąc - wybrany obiekt też jest częścią wizerunku organizatora.
Lokalizacja z dystansem
Kolejną ważną kwestią jest lokalizacja samego obiektu. Warto pokonać dystans dzielący hotel czy centrum wystawiennicze od centrum miasta, lotniska czy wybranego punktu i to w godzinach, w których planowane są transfery. Szczególnie jest to istotne, kiedy program eventu składa się z wielu punktów i konieczne są transfery. Jeżeli odległość jest zbyt trudna do pokonania np. przez korki może warto przesunąć dany punkt programu, a jeśli jego waga nie jest zbyt duża, po prostu usunąć. Kolejny argument na to że, aby logistyka imprezy "nie wzięła w łeb", niezbędna jest szczegółowa inspekcja. Mimo że jej przeprowadzenie wiąże się nie tylko z kosztami, ale także z poświęceniem czasu (który jak widomo w tej branży jest dość deficytowy).Warto przyjrzeć się także realizacjom, które odbywały się już w danym obiekcie. Należy wziąć pod uwagę wszystkie wnioski wypływające ze wcześniejszych przedsięwzięć oraz sprawdzić także ile razy odbyło się podobne wydarzenie, dla podobnej liczby uczestników. Przeprowadzając inspekcję w konkretnym miejscu, warto także sprawdzić jak wygląda oferta potrzebnych organizatorowi miejscowych podwykonawców. A więc przykładowo jaka jest infrastruktura, czy lotnisko jest wystarczająco wydajne, czy problemem są korki uliczne, czy wreszcie na miejscu są firmy, które mogą dostarczyć potrzebny sprzęt audiowizualny, elementy scenografii, tłumaczy. Warto też zorientować się, czy w danym czasie w okolicy nie planowane jest inne wydarzenie, które może w różny sposób wpływać na nasz event... Wybierając centrum konferencyjne i przeprowadzając jego inspekcję warto sprawdzić m.in. następujące elementy i zadać następujące pytania:
Wybierając hotel i przeprowadzając jego inspekcję warto sprawdzić m.in. następujące elementy i zadać następujące pytania:
Wybierając obiekt spa i przeprowadzając jego inspekcję warto sprawdzić m.in. następujące elementy i zadać następujące pytania:
|
