|
 |
|
|
Analiza
Reakcja łańcuchowa
Klienci dmuchają na zimne, a organizatorzy nie szukają dziury w całym – komunikacja na tej linii, przynajmniej w 67 proc., ma się nieźle. Mówi się, że cechą szczególną Polaków jest to, że bardzo lubią narzekać a szklanka zwykle jest do połowy pusta, bardzo rzadko do połowy pełna. W świecie eventowców dominują jednak ci z pozytywnym nastawieniem i wiarą, że praca, praca i jeszcze raz praca przy odrobinie szczęścia każde przedsięwzięcie przerodzi w sukces. Choć oczywiście i branża optymistów nie jest tak idealna. Często mówi się o zgrzytach na linii zleceniodawca eventu a jego organizator, czy przedstawiciel hotelu, w którym dane wydarzenie ma się odbywać. O ile sprawa z hotelarzami nadal jest, łagodnie mówiąc, otwarta, o tyle w kwestii komunikacji zleceniodawcy i organizatora szklanka zaczyna się istotnie napełniać Z sondażu Monthly Concept wynika, że 67 proc. biorących w nim udział uważa, iż komunikacja na linii zleceniodawca eventu – organizator jest satysfakcjonująca, jednak jedna trzecia odpowiadających na zadane pytanie nie zgadza się z taką opinią. Co zatem może szwankować w tej relacji? Zasada ograniczonego zaufania Rozdrobnienie firm eventowych na rynku jest tak duże, ze stosunkowo łatwo jest trafić na młodą a czasem niezbyt doświadczona firmę, która niekoniecznie ze złej woli nie wywiąże się ze swojego zobowiązania zbyt rzetelnie. Niejednokrotnie także obecni od lat gracze popełniają błędy. Tworzy się wtedy swoista reakcja łańcuchowa, dla agencji oznacza to stratę klienta (wiadomo, że jeżeli ten raz się sparzy, to już raczej nie wróci) dla klienta z kolei to nie tylko strata pieniędzy ale czasem czegoś więcej, szczególnie, gdy nieudana impreza czy spotkanie pozostawia uszczerbek na wizerunku. Stąd przy następnej realizacji taki klient raczej dmucha na zimne a z pozoru wygląda, że szuka dziury w całym. Niektórzy zleceniodawcy twierdzą, że nawet najlepiej przygotowana do realizacji projektu agencja nie jest w stanie zadbać o wszystkie najdrobniejsze szczegóły, na których zależy klientowi. Powodem tego może być na przykład duża liczba zleceń realizowanych w tym samym czasie. Dlatego zasada ograniczonego zaufania podpowiada zleceniodawcom monitorowanie pracy organizatora zlecanego przedsięwzięcia. Wyjście awaryjne Problemy na tej linii często zdarzają się już na etapie oferty. I to z obu stron. Zleceniodawca zadaje pytanie, ale sam często ma mało sprecyzowane oczekiwania a w konsekwencji jest zawiedziony przygotowaną ofertą, bo po prostu nie o to mu chodziło. Często termin jest bardzo krótki a budżet tak niewysoki, że po prostu nie można spodziewać się cudów po określonej realizacji. Z drugiej strony, zdarzają się agencje, które decydują się przystąpić do konkursu ofert, ale gdy z jakiegoś powodu się wycofują, nie czują się w obowiązku powiadomić o tym klienta. A to w jego oczach dyskredytuje taką agencję. Często brak odpowiedzi na zapytanie jest utożsamiany z lekceważeniem klienta. W ten sposób dany organizator przekreśla swoje szanse już na starcie. Zdarza się też, że zleceniodawcy skarżą się na sposób przygotowywania ofert. Według nich są źle skonstruowane, zbyt rozwlekłe i słabo czytelne. Najważniejszy zarzut jednak to chyba nadmierne stosowanie opcji „kopiuj, wklej” i powielanie tych samych propozycji dla różnych klientów, przez co taka oferta pozbawiona jest indywidualizmu. Powielanie ofert jest niestety nadal popularną praktyką, a zleceniodawcy jak mantrę powtarzają, że najważniejsza jest dla nich oryginalność. Częstym problemem są kłopoty z komunikacją w sytuacjach kryzysowych. Lepiej poinformować klienta o zaistniałych nieprzewidzianych okolicznościach czy trudnościach i wspólnie to rozwiązać, bo to w końcu także jest to jego problem. Awaryjne czy niezgodne z założeniami sytuacje trzeba rozwiązywać natychmiast a nie odkładać je i czekać aż może same się naprawią. Klient doceni szczerość, a szybki kontakt i natychmiastowa reakcja może umożliwić wyjście z sytuacji w prosty sposób. Wiadomo przecież, że nie ma sytuacji bez wyjścia. Na pewno lepsza jest zła informacja niż żadna a później przykra, w konsekwencji dla wszystkich, niespodzianka. Odrębna kwestią są budżety. Zleceniodawcy niechętnie przyjmują jedynie całościową kwotę, wolą mieć detalicznie rozpisane poszczególne elementy i ich koszt. To daje im większą swobodę i elastyczność, np. w momencie kiedy na imprezie ma pojawić się więcej uczestników niż planowano na początku. Organizator powinien być także szczególnie zaangażowany w „nadzorowanie” zatrudnionej na event gwiazdy czy konferansjera i dopilnowanie, aby wszystkie warunki umowy były spełnione i egzekwowane. Pantoflowe opinie Truizmem, o którym jednak zdarza się nieco zapominać, jest fakt, że od zadowolenia zleceniodawcy zależą dalsze losy współpracy i zdarza się, że nie tylko z tym klientem. Pantoflowa poczta i wymiana opinii działa z zawrotną szybkością, a złe opinie są przekazywane dalej o wiele chętniej niż te dobre. Należy jednak zaznaczyć, co wynika z opinii zleceniodawców, że świadomość popełnianych przez innych błędów jest tak wysoka, że przy własnych realizacjach popełnia się ich coraz mniej. Co ważne, większa uwaga przywiązywana jest do drobiazgów, jest coraz mniej niedociągnięć a za to duża dbałość o efekt końcowy, który cieszy obie strony. |
Zdaniem eventowców dobra komunikacja na linii organizator-zleceniodawca zostanie osiągnięta m.in. dzięki:
Najważniejsze niedociągnięcia:
|
